OBRADA OSOBNIH PODATAKA NA RADNOM MJESTU: Mali vodič za poslodavce i zaposlenike

Obrada osobnih podataka na radnom mjestu u svezi radnog odnosa većinom će se temeljiti na obradi koja je nužna za izvršenje ugovora o radu te na odredbama radnog prava koje zahtijevaju takvu obradu od poslodavca.

U slučajevima kada poslodavac mora vršiti određenu obradu, primjerice onda kad prikuplja i obrađuje podatke radi prijave radnika na zavod za zdravstveno ili mirovinsko osiguranje ili u svrhu izračunavanja poreza ili obračuna plaća, zaposlenik mora biti jasno i potpuno informiran o takvoj obradi (osim ako se primjenjuje izuzeće).

Legitimni interes

Ako se poslodavac želi pozvati na legitimni interes za obradu podataka tada svrha obrade mora biti zakonita a odabrana metoda ili posebna tehnologija mora biti nužna, proporcionalna i provedena na što nenametljiviji način. Poslodavac mora moći dokazati da je uspostavio odgovarajuće mjere kako bi se osigurala ravnoteža s temeljnim pravima i slobodama zaposlenika ističe se u Mišljenju WP 217 Radne skupine iz članka 29. za zaštitu podataka.

Stoga legitimni interes sam po sebi nije dovoljan da bi imao prednost pred pravima i slobodama zaposlenika te zaposlenik ima pravo istaknuti prigovor na takvu obradu i ograničiti je osim u situaciji kada legitimni interes nadilazi temeljna prava i slobode radnika kao primjerice u slučaju videonadzora radi zaštite života i zdravlja ljudi ili imovine.

Za pozivanje na legitimni interes kao pravnu osnovu za obradu podataka ključno je da postoje posebne ublažavajuće mjere kako bi se osigurala odgovarajuća ravnoteža između legitimnog interesa poslodavca i temeljnih prava i sloboda zaposlenika. Te bi mjere ograničenja trebale uključivati ograničenja praćenja kako bi se zajamčilo da privatnost zaposlenika nije narušena. Ta bi se ograničenja mogla odnositi na:

prostor (npr. praćenje samo na određenim mjestima; trebalo bi zabraniti praćenje osjetljivih područja kao što su vjerska mjesta i, primjerice, sanitarne zone i prostorije za odmor),
podatke (npr. osobne elektroničke datoteke i komunikacija ne bi se smjele pratiti) i
vrijeme (npr. uzorkovanje umjesto kontinuiranog praćenja) ističe se u Mišljenju WP 249 Radne skupine.

Privola na radom mjestu

Kada je u pitanju obrada podataka na radnom mjestu putem privole, vrlo je mala vjerojatnost da privola bude pravna osnova, osim ako zaposlenici mogu odbiti dati privolu bez nepovoljnih posljedica.

Međutim, zaposlenici su rijetko u situaciji da slobodno daju, odbiju ili povuku privolu s obzirom na ovisnost koja proizlazi iz odnosa između poslodavca i zaposlenika.

U slučajevima kada poslodavac navodi da zahtijeva suglasnost zaposlenika, a nedavanje suglasnosti može prouzročiti stvarnu ili moguću štetu za zaposlenika (što je vrlo vjerojatno u kontekstu zaposlenja, posebno kad je riječ o poslodavcu koji prati ponašanje zaposlenika tijekom vremena), suglasnost nije valjana jer nije i ne može biti dana dobrovoljno.

Stoga osim u iznimnim situacijama, poslodavci će se morati oslanjati na neku drugu pravnu osnovu a koja nije privola. Između ostaloga, da bi suglasnost bila valjana, mora postojati i mogućnost njezina povlačenja. Osim toga, čak i u slučajevima kada bi se moglo reći da je privola valjana osnova za takvu obradu (tj. kada se može nedvojbeno zaključiti da je suglasnost dana dobrovoljno i da se može povući bez posljedica), to mora biti posebna i informirana izjava volje zaposlenika.

Zadane postavke na uređajima i/ili ugradnja računalnog programa koji omogućuje elektroničku obradu osobnih podataka ne mogu se smatrati suglasnošću koju je dao zaposlenik jer suglasnost zahtijeva aktivno izražavanje volje. Nepostupanje (tj. izostanak promjene zadanih postavki) općenito se ne može smatrati posebnom suglasnošću kojom se dopušta takva obrada podataka navodi se u Mišljenju WP 187 Radne skupine.

Neovisno o pravnoj osnovi za obradu podataka, prije početka obrade trebalo bi ispitati proporcionalnost kako bi se razmotrilo je li obrada potrebna radi ostvarenja zakonite svrhe te koje se mjere moraju poduzeti kako bi se osiguralo da su kršenja prava na privatni život i tajnost komunikacija svedena na najmanju moguću mjeru. To bi mogao biti dio procjene učinka na zaštitu podataka te o svakoj obradi jasno i točno informirati ispitanika, daje preporuku Radna skupina iz članka 29. za zaštitu podataka.

Sažetak:

Ugovor i pravna norma - osnovne obrade;
Privola - obrada u iznimnim situacijama onda kada ne mogu nastati štetne posljedice za zaposlenika i kada je zaposlenik može povući bez štetnih posljedica. Najčešće će biti primjenjiva u situaciji kada radnik može ostvariti neku dodatnu pogodnost;
Legitimni interes, obrada mora biti nužna, proporcionalna, provedena na što manje nametljiv način i mora biti obrada koju zaposlenik može realno očekivati. Poslodavac mora moći dokazati da je uspostavio odgovarajuće mjere kako bi se osigurala ravnoteža s temeljnim pravima i slobodama zaposlenika.

Foto